Pregled in potrjevanje računov

Pregled je delovna vrsta prejetih računov. Ko Knjigovid račun prebere, ga postavi v seznam »V pregledu«, kjer podatke preverite in račun potrdite. Potrjeni računi so pripravljeni za izvoz in plačilo.

Postavitev

V stranskem meniju pod Delo odprite Pregled. Število ob postavki pove, koliko računov čaka.

• Levo je seznam »V pregledu«. Ostane viden, tudi ko je račun odprt; odprti račun je označen. Računi, ki se še berejo, so prosojni in imajo oznako stanja.
• Na sredini je predogled računa. Če ima račun priloge, so nad predogledom kot zavihki.
• Desno so prebrani podatki, pod njimi plačilo in banka ter časovnica Dogodki.

1 2 3

Pregled računa

1. V seznamu kliknite račun.
2. Preverite podatke na desni. Opozorila so izpisana ob polju, na katero se nanašajo.
3. Kar je narobe, popravite. Knjigovid sproti preveri davčno številko (kontrolna števka), IBAN in sklic. Izdajatelja lahko poiščete v registru FURS z Poišči v registru pod davčno številko.
4. Kliknite ✓ Potrdi ali ✗ Zavrni. Odpre se naslednji račun v vrsti.

Če je dokument prepoznan napačno, v glavi računa popravite vrsto (račun, dobropis, predračun …) in smer (prejeti ali izdani). Če je račun verjetno že naložen, je nad podatki opozorilo s povezavo »Odpri obstoječi račun«.

Gumb	Kaj naredi
Shrani popravke	Shrani spremembe, račun ostane v pregledu.
✓ Potrdi	Shrani spremembe in potrdi račun. Stanje postane »Potrjeno«.
✗ Zavrni	Račun zavrne. Ne izvaža se in ne gre v plačilo.

Na računu je tudi gumb za pripravo plačila dobavitelju in blok Banka, ki pokaže povezano plačilo iz bančnega izpiska ali predloge zanj.

Več računov naenkrat

Ko so v vrsti zanesljivo prebrani računi, je v glavi seznama gumb ✨ Potrdi vse s številom takih računov. Zanesljivo prebran je račun, ki:

• je e-račun (e-SLOG) ali je sken prebran z visoko zanesljivostjo,
• nima nobenega opozorila,
• ni dvojnik.

Ostali računi ostanejo v vrsti za ročni pregled. Po kliku izpiše, koliko računov je potrdil in koliko jih čaka.

1

Samodejna potrditev

Računovodja lahko v Nastavitvah, na strani Račun in program, vklopi Samodejno potrdi zanesljivo prebrane račune. Takrat Knjigovid zanesljivo prebrane račune potrdi sam, takoj po branju, po enakih pravilih kot pri gumbu »Potrdi vse«. Nastavitev velja za vsa podjetja v organizaciji. Vsaka samodejna potrditev je med dogodki računa zapisana kot »Samodejno potrjeno«.

Stanja v Pregledu

Stanje	Pomen
Naloženo, Analiziram, V obdelavi	Račun se bere.
Čaka na pregled	Prebran, čaka na vas.
Za ločevanje	Sken z več računi. Glejte Ločevanje skenov.
Napaka pri branju	Datoteke ni bilo mogoče prebrati. Razlog je med dogodki.
Napaka pri izvozu	Izvoz ni uspel. Razlog je med dogodki, izvoz lahko ponovite.