Kako ravnamo z vašimi podatki

Čigavi so podatki

Podatki, ki jih vnesete ali naložite v Knjigovid, so vaši: dokumenti, izdani in prejeti računi, kupci, bančne transakcije, potni nalogi in e-pošta, ki jo prejmete na e-nabiralnik Knjigovida. Za te podatke ste upravljavec vi (ali vaša stranka, če ste računovodski servis). Shape d.o.o. jih obdeluje kot obdelovalec, samo po vaših navodilih in samo zato, da vam zagotovi storitev.

Kot upravljavec obdelujemo samo podatke o vašem uporabniškem računu (ime, e-naslov in telefon, če ga vpišete) in psevdonimne podatke o uporabi aplikacije. Opisani so v Politiki zasebnosti.

Kje so podatki

• Baza podatkov in vse datoteke so pri ponudniku Supabase v podatkovnem centru na Irskem (regija eu-west-1).
• Aplikacija teče na strežnikih ponudnika Vercel v Dublinu na Irskem (regija dub1).
• Obdelava z umetno inteligenco lahko teče tudi zunaj EU, v ZDA. Takrat se podatki za obdelavo prenesejo na podlagi standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije. Shranjeni ostanejo v EU.

Vrste ponudnikov z regijo in namenom so v razdelku Podobdelovalci.

Kdo vidi vaše podatke

• Vi in uporabniki, ki jim daste dostop: sodelavci, vaš računovodski servis ali vaše stranke, če ste servis. Vsak vidi samo podjetja, do katerih ima dostop. To zagotavlja baza sama s pravili na ravni vrstic, ne samo zaslon aplikacije.
• Shape v aplikaciji ne vidi vsebine. Nimamo funkcije, s katero bi se prijavili kot vi, in v našem skrbniškem delu ne vidimo vaših dokumentov, računov, kupcev ali transakcij. Vidimo samo, kar potrebujemo za obračun in delovanje: imena organizacij in podjetij, število dokumentov po stanju, zbirno porabo, vklopljene funkcije, člane z e-naslovom in vlogo ter stanje lastnih domen.
• Baza: nadzorna konzola ponudnika baze, ključ s skrbniškimi pravicami in skripte za razvoj omogočajo poln dostop do baze in datotek. Tega ne moremo izklopiti, lahko pa ga omejimo: ima ga najmanjše potrebno število oseb pri Shape, ki ga uporabljajo samo za vzdrževanje (na primer spremembe zgradbe baze), ob incidentu ali okvari ali na vašo pisno zahtevo. Vsak dostop do vsebine podatkov posamezne stranke zabeležimo (kdo, kdaj, zakaj in do katerih podatkov) in vam zapis na zahtevo pokažemo.
• Pomoči na daleč ni. Ko nam pišete, vam pomagamo z navodili. V vaš uporabniški račun ne vstopamo.
• Kar nam pošljete sami: če pri pomočniku kliknete »Ni pomagalo«, vidimo vaše vprašanje in komentar, iz katerih prej samodejno odstranimo e-naslove, IBAN-e, davčne in telefonske številke. Kar nam pošljete po e-pošti, seveda vidimo.
• Sistemska obvestila in dnevniki napak: naša ekipa prejema obvestila o delovanju v Slack. V njih so lahko imena podjetij in novih kupcev, zneski plačil in vračil Revolut s številko računa, imena datotek in besedila napak, kadar nalaganje ne uspe, ter števila transakcij. Dnevniki napak pri ponudnikih gostovanja in baze lahko vsebujejo sporočila napak s podatki. Uporabljamo jih samo za delovanje in odpravo napak.
• Javne povezave do računov: če račun kupcu pošljete z javno povezavo, ga vidi vsak, ki ima to povezavo.
• Samodejna obdelava, na primer branje računov in izvozi, poteka brez vpogleda ljudi.

Umetna inteligenca

Kaj pošljemo ponudnikom

• Prejeti računi, skeni in bančni izpiski v PDF ali na sliki: dokument obdelamo s ponudnikom umetne inteligence, ki iz njega prebere podatke (dobavitelj, zneski, DDV, IBAN, transakcije). Zraven gredo tudi naziv, davčna številka in IBAN vašega podjetja, da ločimo prejeti račun od izdanega.
• Brez umetne inteligence: e-račune v obliki e-SLOG (XML), izpiske v obliki camt.053 in transakcije iz Revoluta obdelamo sami. Razvrščanje transakcij v kategorije poteka po pravilih.
• Predlogi kontov (samo če ima vaš servis kontiranje vklopljeno): ponudnik dobi naziv dobavitelja, opise postavk, obravnavo DDV in kontni načrt.
• Pomočnik: ponudnik dobi vaša vprašanja, nedavni del pogovora in podatke, ki jih pomočnik prebere iz Knjigovida, da vam odgovori. Datoteke, ki jih priložite v pogovor, gredo med prejete dokumente in se obdelajo kot ob običajnem nalaganju.

Nihče se ne uči na vaših podatkih

• Ponudniki umetne inteligence, ki jih uporabljamo, podatkov iz naše uporabe ne uporabljajo za učenje svojih modelov: to izključujejo njihovi pogodbeni pogoji ali pa je uporaba za učenje v naših nastavitvah pri ponudniku izklopljena. Novega ponudnika vključimo samo pod tem pogojem.
• Knjigovid se uči iz vaših potrditev in popravkov, na primer pravila za kategorije transakcij in primeri kontiranja. Naučeno uporablja samo znotraj vaše organizacije, nikoli za druge stranke.

Koliko časa podatke hranijo ponudniki

Ponudniki umetne inteligence vhode in izhode hranijo omejen čas, praviloma do 30 dni, za odkrivanje zlorab. Dlje jih smejo hraniti samo, kadar to zahteva zakon ali kadar preiskujejo kršitev svojih pravil uporabe.

Vaši dokumenti in rezultati branja ostanejo shranjeni pri nas, v EU.

Šifriranje

• V prenosu: povezava med vašim brskalnikom in Knjigovidom ter med Knjigovidom in ponudniki je šifrirana (TLS, HTTPS).
• V mirovanju: baza in datoteke so pri Supabase šifrirane z AES-256 (vir).
• Ključi za povezave s Claude in ChatGPT so shranjeni samo kot zgoščene vrednosti. Podatki za povezavo z banko so v tabelah, do katerih uporabniki in brskalnik nimajo dostopa.

Ne prodajamo in ne oglašujemo

Vaših podatkov ne prodajamo, ne dajemo v najem in jih ne uporabljamo za oglaševanje. V aplikaciji ni oglasov. Google Analytics teče samo na strani za registracijo in samo z vašim soglasjem. Analitika v aplikaciji (PostHog, strežniki v EU) je psevdonimna in ne vsebuje vsebine dokumentov. Podrobnosti so v Politiki zasebnosti.

Izvoz in izbris

• Izvoz kadarkoli: prejete račune izvozite za Vasco, MiniMax in druge programe (e-SLOG, VOD), izdane račune kot arhiv ZIP, vsak dokument pa lahko prenesete.
• Celoten izvoz: vse podatke vaše organizacije vam na pisno zahtevo pripravimo v strojno berljivi obliki v 30 dneh.
• Izbris: po prenehanju imate 30 dni za izvoz. Nato podatke izbrišemo v 30 dneh, iz varnostnih kopij (dnevne, hranjene 7 dni) pa izginejo najpozneje 14 dni po izbrisu. Izbris lahko pisno zahtevate tudi prej; izvedemo ga v 30 dneh. Na zahtevo vam ga pisno potrdimo.
• Zakonska hramba je vaša dolžnost. Račune in druge knjigovodske listine morate po predpisih hraniti 10 let. Knjigovid ni arhiv za zakonsko hrambo, zato si podatke pred izbrisom izvozite.

Če gre kaj narobe

Če odkrijemo kršitev varnosti, ki zadeva vaše podatke, vas obvestimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 48 urah po tem, ko kršitev potrdimo. Povemo, kaj se je zgodilo, katere podatke zadeva, kaj smo ukrenili in kaj priporočamo vam. Tako lahko pravočasno obvestite Informacijskega pooblaščenca, ki mu morate kršitev praviloma sporočiti v 72 urah (33. člen GDPR).

Varnostno težavo ali ranljivost nam sporočite na info@knjigovid.si.

Podobdelovalci

Za delovanje Knjigovida uporabljamo ponudnike teh vrst. Z vsakim imamo pogodbo o obdelavi podatkov. O novem ponudniku vas obvestimo po e-pošti vsaj 30 dni prej, da lahko ugovarjate.

Poimenski seznam podobdelovalcev z namenom, krajem obdelave in podlago za prenos je strankam na voljo kot priloga pogodbe o obdelavi. Pošljemo ga na zahtevo na info@knjigovid.si.

Povezave, ki jih vklopite sami

Te storitve niso naši podobdelovalci. Podatki se z njimi izmenjujejo samo, če jih povežete, in po njihovih pogojih.

• Revolut Business: Knjigovid bere transakcije vašega računa in tja pošilja osnutke plačilnih nalogov, ki jih potrdite v Revolutu.
• Revolut Merchant: Knjigovid prejme podatke o plačilih naročnin, da iz njih izda račune.
• Claude ali ChatGPT (povezava MCP): Pomočnik, ki ga povežete, bere podatke s pravicami vašega uporabnika. Povezavo potrdite v Knjigovidu in jo lahko kadarkoli prekinete.
• Evropska komisija (VIES): Za preverjanje veljavnosti ID za DDV kupca ali dobavitelja pošljemo samo to številko.

Dokumenti in kontakt

• Splošni pogoji uporabe Knjigovida
• Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (tudi v Wordu za podpis)
• Politika zasebnosti

Vprašanja o varstvu podatkov: Shape d.o.o., Slovenska cesta 56, 1000 Ljubljana, Slovenija · info@knjigovid.si