Splošni pogoji uporabe Knjigovida

1. Kdo smo in za koga veljajo pogoji

1. Knjigovid upravlja Shape, interaktivne digitalne izkušnje, d.o.o., Slovenska cesta 56, 1000 Ljubljana, Slovenija, matična številka: 8724822000, ID za DDV: SI68015178 (v nadaljevanju »Shape«, »mi«).
2. Pogoji veljajo za aplikacijo Knjigovid na app.knjigovid.si in z njo povezane storitve (v nadaljevanju »storitev«).
3. Storitev je namenjena podjetjem, samostojnim podjetnikom, računovodskim servisom in drugim poslovnim subjektom. Ni namenjena potrošnikom. »Stranka« ali »vi« je organizacija, ki se registrira, »uporabnik« pa vsaka oseba, ki ji stranka da dostop do storitve.

2. Sklenitev pogodbe

1. Pogodba je sklenjena s sprejemom teh pogojev. Pogoje sprejmete z registracijo v Knjigovid ali z uporabo storitve po začetku njihove veljavnosti. Sestavni del pogojev je Pogodba o obdelavi osebnih podatkov, zato jo sprejmete skupaj z njimi.
2. Kdor stranko registrira ali pogoje potrdi v njenem imenu, jamči, da je za to pooblaščen.
3. Podpisano različico pogodbe lahko zahtevate na info@knjigovid.si.

3. Storitev

1. Knjigovid je program za prejete in izdane račune, banko in pripravo podatkov za računovodstvo. Kaj storitev trenutno zna, je opisano na straneh Funkcije in Pomoč. Storitev razvijamo, zato se funkcije lahko spreminjajo. Funkcije, ki jo plačujete, ne bomo ukinili brez obvestila vsaj 30 dni vnaprej.
2. Nekatere funkcije uporabljajo umetno inteligenco, na primer branje podatkov z računov, predlogi kontov in pomočnik. Samodejno prebrani in predlagani podatki so lahko napačni. Preden jih potrdite, izvozite, uporabite za izdajo računa ali plačilo, jih preverite.
3. Knjigovid ni računovodska, davčna ali pravna storitev in ne nadomešča strokovne presoje. Za pravilnost knjiženja, davčnih obračunov in prijav odgovarjate vi oziroma vaš računovodja.
4. Plačilni nalogi, ki jih pripravi Knjigovid, so osnutki. Plačilo izvede banka šele, ko ga potrdite pri njej. Za vsebino računov, ki jih izdate s Knjigovidom, odgovarjate vi.
5. Kadar storitev povežete s storitvami drugih ponudnikov (na primer banka, Claude ali ChatGPT), za njih veljajo njihovi pogoji. Za njihovo delovanje ne odgovarjamo.

4. Registracija in uporabniški računi

1. Ob registraciji navedite resnične in popolne podatke ter jih posodabljajte.
2. Uporabniki varujejo svoje geslo in dostop do e-pošte, na katero prejemajo povezave za prijavo. Uporabniški račun je oseben in se ne deli z drugimi.
3. Stranka odloča, komu da dostop, in odgovarja za dejanja svojih uporabnikov v storitvi. Ko nekdo ne sme več dostopati do podatkov, mu dostop odvzemite.
4. Če sumite, da je nekdo nepooblaščeno dostopal do vašega računa, nam to takoj sporočite na info@knjigovid.si.

5. Plačilo

1. Za storitev plačujete po veljavnem ceniku, objavljenem na knjigovid.si/cenik, ali po posebnem pisnem dogovoru. Brezplačni del storitve ali preizkusno obdobje veljata, kot je navedeno v ceniku.
2. Cene v ceniku so brez DDV; DDV obračunamo po predpisih. Obračunsko obdobje (mesečno ali letno) je tisto, ki ga izberete ob naročilu, rok plačila pa je naveden na računu.
3. O spremembi cen vas obvestimo po e-pošti vsaj 30 dni pred začetkom veljavnosti. Če se s spremembo ne strinjate, lahko storitev odpoveste pred začetkom veljavnosti nove cene.
4. Če računa ne plačate niti po opominu, lahko po predhodnem obvestilu dostop omejimo na branje in izvoz podatkov. Vaših podatkov zaradi neplačila ne izbrišemo pred iztekom rokov iz 11. točke.

6. Dovoljena uporaba

1. Storitev uporabljajte samo za zakonito poslovanje svoje organizacije oziroma svojih strank.
2. Prepovedano je:
   • nalagati vsebine, za katere nimate pravice ali pravne podlage, ali vsebine, ki so nezakonite;
   • poskušati dostopati do podatkov drugih strank ali do delov storitve, za katere nimate pravic;
   • preizkušati ranljivosti, obremenjevati storitev ali ovirati njeno delovanje brez našega pisnega dovoljenja;
   • samodejno zajemati vsebino storitve ali jo razstavljati, razen kolikor to izrecno dovoljuje zakon;
   • prek storitve pošiljati neželeno ali zavajajoče e-pošto, na primer lažne račune ali opomine;
   • storitev preprodajati ali dajati v uporabo tretjim brez našega pisnega dogovora.
3. Ob kršitvi lahko dostop omejimo ali onemogočimo. Kadar okoliščine to dopuščajo, vas prej opozorimo in vam damo razumen rok za odpravo kršitve.
4. Če najdete varnostno ranljivost, nam jo sporočite na info@knjigovid.si in je ne izkoriščajte.

7. Vaši podatki

1. Podatki, ki jih vnesete, naložite ali prejmete v Knjigovid, so vaši. Zanje ste upravljavec vi (ali vaša stranka, če ste računovodski servis), mi pa jih obdelujemo kot obdelovalec po Pogodbi o obdelavi osebnih podatkov, samo po vaših navodilih in samo za zagotavljanje storitve.
2. Vaših podatkov ne prodajamo, ne uporabljamo za oglaševanje in na njih ne učimo modelov umetne inteligence. Zaposleni pri Shape v aplikaciji ne vidijo vsebine vaših podatkov. Podrobnosti so na strani Kako ravnamo z vašimi podatki.
3. Uporabljamo lahko zbirne podatke o delovanju storitve (na primer število obdelanih dokumentov ali čas obdelave), iz katerih ni mogoče razbrati vsebine vaših podatkov ali prepoznati posameznikov. Z njimi obračunamo storitev ter jo vzdržujemo in izboljšujemo.
4. Odgovarjate za to, da imate za podatke, ki jih vnesete v storitev, pravno podlago, in da ste posameznike o obdelavi obvestili, kadar to zahteva zakon.
5. Knjigovid ni arhiv za zakonsko hrambo. Knjigovodske listine in račune hranite v skladu s predpisi (na primer račune 10 let po 86. členu ZDDV-1) sami ali prek svojega računovodskega programa. Za podatke o vašem uporabniškem računu in za analitiko na spletnem mestu velja Politika zasebnosti.

8. Razpoložljivost in podpora

1. Prizadevamo si, da storitev deluje brez prekinitev, vendar neprekinjenega delovanja ali določene ravni razpoložljivosti ne zagotavljamo.
2. Načrtovana vzdrževalna dela, ki bi prekinila delovanje, napovemo vnaprej, kadar je to mogoče. Nujne posege izvedemo takoj.
3. Delovanje nekaterih funkcij je odvisno od drugih (na primer bank, Finančne uprave, ponudnikov e-pošte in umetne inteligence). Če ti ne delujejo, tudi ta funkcija morda ne deluje.
4. Podporo nudimo po e-pošti na info@knjigovid.si. V vaš uporabniški račun pri tem ne vstopamo. Pomagamo z navodili, vi pa nam pokažete, kar je potrebno, na primer s posnetkom zaslona.

9. Intelektualna lastnina

1. Storitev, programska koda, oblikovanje in znamka Knjigovid so last Shape. Za čas trajanja pogodbe dobite neizključno in neprenosljivo pravico do uporabe storitve za svoje poslovanje.
2. Vaši podatki ostanejo vaši. Shape dobi pravico do njihove uporabe samo v obsegu, ki je potreben za zagotavljanje storitve.
3. Predloge in pripombe, ki nam jih pošljete, lahko uporabimo za izboljšanje storitve, brez obveznosti do vas.

10. Odgovornost

1. Shape odgovarja za škodo, ki jo povzroči s kršitvijo pogodbe, v mejah te točke.
2. Skupna odgovornost Shape za vso škodo iz pogodbe ali v zvezi z njo je omejena na znesek, ki ste ga Shape plačali za storitev v 12 mesecih pred dogodkom, iz katerega izvira škoda, vendar najmanj na 100 EUR. Spodnja meja velja tudi, kadar storitev uporabljate brezplačno.
3. Shape ne odgovarja za posredno škodo in izgubljeni dobiček, za škodo zaradi podatkov, ki jih pred potrditvijo, izvozom ali uporabo niste preverili, za kazni in obresti zaradi napačnih ali zamujenih obračunov in prijav, ter za delovanje storitev drugih ponudnikov, ki jih Shape ne nadzoruje.
4. Omejitve in izključitve iz te točke ne veljajo za škodo, povzročeno namenoma ali iz hude malomarnosti, za škodo na življenju, telesu ali zdravju in v drugih primerih, ko zakon omejitve ali izključitve odgovornosti ne dopušča.
5. Stranka odgovarja za zakonitost podatkov in vsebin, ki jih vnese v storitev, in Shape povrne škodo, ki mu nastane zaradi zahtevkov tretjih, kadar ti izvirajo iz kršitve teh pogojev s strani stranke ali njenih uporabnikov.

11. Trajanje, odpoved in izvoz podatkov

1. Pogodba je sklenjena za nedoločen čas.
2. Storitev lahko kadarkoli odpoveste s sporočilom na info@knjigovid.si. Odpoved velja z dnem, ko jo prejmemo, ali s poznejšim dnem, ki ga navedete. Za obdobje po odpovedi ne zaračunamo ničesar, že plačani znesek za to obdobje pa vam sorazmerno vrnemo.
3. Shape lahko pogodbo odpove s 30-dnevnim odpovednim rokom, takoj pa, če stranka huje krši pogoje in kršitve ne odpravi v razumnem roku po opozorilu. Če bi Shape storitev v celoti ukinil, vas o tem obvesti vsaj 90 dni vnaprej.
4. Po prenehanju imate še 30 dni dostop do svojih podatkov za izvoz. Na vašo pisno zahtevo vam v 30 dneh pripravimo izvoz vseh podatkov v strojno berljivi obliki.
5. Po izteku tega roka ali prej, če to pisno zahtevate, podatke izbrišemo v 30 dneh, iz varnostnih kopij pa izginejo ob njihovem rednem kroženju, najpozneje 14 dni po izbrisu. Izbris vam na zahtevo pisno potrdimo. Dlje hranimo samo podatke, ki jih moramo hraniti po zakonu, na primer račune, ki smo jih izdali vam.

12. Spremembe pogojev

1. Pogoje lahko spremenimo. O bistvenih spremembah vas obvestimo po e-pošti vsaj 30 dni pred začetkom njihove veljavnosti.
2. Če se s spremembo ne strinjate, lahko storitev do začetka veljavnosti sprememb odpoveste brez stroškov. Če storitev uporabljate še po začetku veljavnosti, velja, da ste spremembe sprejeli.
3. Spremembe, ki niso v vašo škodo (na primer nove funkcije ali jezikovni popravki), lahko začnejo veljati takoj.

13. Pravo in reševanje sporov

1. Za pogodbo velja pravo Republike Slovenije.
2. Spore poskušamo najprej rešiti sporazumno. Če to ne uspe, je pristojno stvarno pristojno sodišče v Ljubljani.

14. Končne določbe

1. Obvestila vam pošiljamo po e-pošti na naslov skrbnika vaše organizacije v Knjigovidu. Vi nam pišete na info@knjigovid.si.
2. Shape lahko pogodbo prenese na svojega pravnega naslednika ali na družbo, ki prevzame storitev, in vas o tem obvesti. Za vaše podatke ostanejo v veljavi iste zaveze.
3. Če bi bila katera določba neveljavna, ostanejo druge v veljavi, neveljavno pa nadomesti veljavna določba, ki je njenemu namenu najbližje.

Kontakt

Shape d.o.o., Slovenska cesta 56, 1000 Ljubljana, Slovenija · info@knjigovid.si