E-račun je račun v strukturirani elektronski obliki, ki ga program prejemnika prebere sam, brez pretipkavanja. Tak je na primer račun v formatu e-SLOG XML. PDF, ki ga pošljete po e-pošti, je elektronski dokument, ni pa e-račun: človek ga lahko prebere, program pa mora podatke iz njega šele razbrati.
To razlikovanje je od 1. januarja 2028 zakonska obveznost. Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) določa, da si poslovni subjekti za posle v Sloveniji izmenjujejo izključno e-račune.
E-račun, PDF in račun na papirju
| Račun na papirju | PDF po e-pošti | E-račun (e-SLOG XML) | |
|---|---|---|---|
| Kdo ga prebere | človek | človek, program le z razpoznavo | program neposredno |
| Podatki za knjiženje | pretipkajo se | pretipkajo ali razberejo se | uvozijo se |
| Pot do kupca | pošta | e-pošta | ponudnik e-poti, PEPPOL, UJP ali neposredna povezava |
| Med podjetji od 1. 1. 2028 | ni dovoljen | ni dovoljen | obvezen |
E-račun je vsaka knjigovodska listina, ne glede na ime: račun, dobropis, bremepis, avansni račun ali zahtevek za plačilo. Vsebovati mora iste obvezne podatke kot račun na papirju; ZIERDED novih sestavin ne dodaja, spremeni le obliko in pot.
Standardi: e-SLOG in EN 16931
ZIERDED dovoljuje tri oblike:
- e-SLOG, državni standard, ki je vsebinsko usklajen z evropskim standardom EN 16931. Zadnjo različico objavi Gospodarska zbornica Slovenije;
- sintakse po evropskem standardu, ki so na seznamu Evropske komisije;
- druge mednarodne standarde, če se o njih izdajatelj in prejemnik vnaprej dogovorita.
Če izdajatelj in prejemnik uporabljata različna standarda, ponudnik e-poti izdajatelja račun pretvori. Aplikacija Finančne uprave sprejema le e-SLOG in sintakse po evropskem standardu.
Kaj velja danes
Javni sektor. Proračunski uporabniki (ministrstva, občine, šole, vrtci, zdravstveni domovi) od 1. 1. 2015 prejemajo račune samo kot e-račune prek Uprave za javna plačila (UJP). Če izdajate račun šoli ali občini, ga že danes pošljete kot e-račun prek UJP.
Med podjetji in s potrošniki je danes dovoljen tudi račun na papirju ali v PDF. E-račun lahko pošljete, če se s kupcem tako dogovorite.
Kaj se spremeni s ZIERDED
| Datum | Kaj |
|---|---|
| 6. 11. 2025 | Zakon objavljen v Uradnem listu. |
| 6. 12. 2025 | Zakon začne veljati. |
| 1. 4. 2027 | Začnejo se uporabljati pravila za ponudnike e-poti. |
| 1. 10. 2027 | UJP vzpostavi seznam ponudnikov e-poti. |
| 1. 1. 2028 | Med poslovnimi subjekti samo še e-računi. |
Za koga velja
Za poslovne subjekte: vse, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije (d.o.o., d.d., s.p., zavodi, društva in drugi), in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost brez vpisa kot s.p. Obveznost velja za dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, med temi subjekti. Velja ne glede na velikost in ne glede na to, ali ste zavezanec za DDV.
Potrošnikom e-računa ne smete poslati brez njihovega izrecnega predhodnega dogovora. Če ga pošljete, priložite berljivo obliko računa. Potrošnik lahko kadar koli zahteva račun na papirju.
Kako bodo e-računi potovali
Po e-pošti ne več. Vsak poslovni subjekt ima izbranega vsaj enega ponudnika e-poti; kdor uporablja brezplačno aplikacijo Finančne uprave, mu to vlogo opravlja UJP (9. člen ZIERDED). ZIERDED dovoljuje:
- ponudnika e-poti, ki je vpisan v seznam pri UJP. Ponudniki se morajo med seboj povezati, da e-račun pride do prejemnika, tudi če ta uporablja drugega ponudnika;
- omrežje PEPPOL prek certificiranih dostopnih točk;
- neposredno izmenjavo med informacijskima sistemoma izdajatelja in prejemnika, če se oba strinjata;
- brezplačno aplikacijo Finančne uprave za manjše število računov ali za enostavne in ponavljajoče se račune. Račune pošilja in prejema prek UJP, ki zanje opravlja vlogo ponudnika e-poti, in jih hrani 5 let.
Ponudnik e-poti mora e-račun dostaviti najpozneje naslednji delovni dan in poskrbeti za povratno sporočilo o dostavi ter o potrditvi ali zavrnitvi računa.
Podpis, hramba in potrditev
ZIERDED ne zahteva elektronskega podpisa na računu. Pristnost izvora in nespremenjeno vsebino med prenosom mora zagotoviti ponudnik e-poti, ki vsakemu e-računu dodeli enolično identifikacijsko številko. Izdajatelj in prejemnik e-račun hranita po pravilih o DDV in računovodstvu, kot danes hranita račune; hramba pri ponudniku e-poti tega ne nadomesti, ker ponudnik račun po uspešni dostavi praviloma izbriše.
Novost je povratno sporočilo: prejemnik lahko prejeti e-račun prek ponudnika e-poti vsebinsko potrdi ali zavrne. Izdajatelj tako izve, da je račun prišel in ali ga kupec sprejema, brez klicev in opominov po e-pošti.
Globe
Kdor po 1. 1. 2028 drugemu poslovnemu subjektu izda račun, ki ni e-račun, ali ga pošlje mimo dovoljenih poti, tvega globo:
| Kdo | Globa |
|---|---|
| pravna oseba | 1.000,00 € do 3.000,00 € |
| samostojni podjetnik ali posameznik z dejavnostjo | 500,00 € do 1.500,00 € |
Odgovorna oseba pravne osebe ali s.p. tvega še globo od 100,00 € do 500,00 €. Nadzor nad tem, ali poslovni subjekti izdajajo e-račune, izvaja Finančna uprava, nad potmi izmenjave pa UJP (23. člen ZIERDED).
Izračunan primer: koliko računov bo e-računov
Primer (izmišljen)
Mizarstvo z dvema zaposlenima v letu 2026 izda 320 računov: 96 podjetjem in s.p. (gradbinci, arhitekti, trgovine), 14 vrtcem in občinam ter 210 gospodinjstvom.
- 14 računov javnemu sektorju že danes pošilja kot e-račune prek UJP.
- 96 računov podjetjem bo moralo od 1. 1. 2028 poslati kot e-račun. Danes jih pošilja v PDF.
- 210 računov gospodinjstvom lahko še naprej izda na papirju ali v PDF.
Skupaj bo kot e-račun izdalo 110 računov ali 34,4 % vseh. Ne glede na delež mora pred letom 2028 izbrati pot: ponudnika e-poti oziroma program, ki pošilja prek njega, ali brezplačno aplikacijo Finančne uprave, ki je namenjena manjšemu številu računov in pri kateri vlogo ponudnika opravlja UJP. Pri 96 računih podjetjem na leto je aplikacija primerna izbira; program s ponudnikom e-poti pride v poštev, če želi račune izdajati, prejemati in pripraviti za knjiženje na enem mestu. Pomembno je tudi, da bo od podjetij in dobaviteljev prejemalo samo še e-račune, zato potrebuje tudi pot za prejem.
Kaj lahko naredite že zdaj
- Ločite kupce. Na seznamu kupcev označite, kdo je podjetje ali s.p. in kdo potrošnik. Za podjetja potrebujete davčno in matično številko, po katerih jih bo ponudnik e-poti našel v seznamu prejemnikov.
- Preverite, kaj zna vaš program. Če račune pišete v Wordu ali Excelu, boste do leta 2028 potrebovali program, ki izdela e-SLOG XML ali drug dovoljen format.
- Preizkusite e-račun na javnem sektorju. Če imate kupca v javnem sektorju, že danes uporabljate isto obliko in podobno pot.
- Mislite na prejete račune. Od leta 2028 boste od dobaviteljev v Sloveniji prejemali XML, ne PDF. Dogovorite se z računovodjo, kako bodo prejeti e-računi prišli do njega.
- Spremljajte seznam ponudnikov e-poti, ki ga UJP objavi 1. 10. 2027, in pravilnike ministrstva za finance, ki določijo podrobnosti.
Kaj Knjigovid naredi danes
Knjigovid ob izdaji računa izdela PDF z UPN QR kodo in e-SLOG XML ter oboje pošlje kupcu po e-pošti. Prejete e-SLOG račune prebere neposredno iz XML, brez razpoznave besedila, računovodja pa jih izvozi v Vasco ali MiniMax. Pošiljanja prek UJP ali ponudnika e-poti v aplikaciji še ni.