E-poštni nabiralnik za račune

Vsako podjetje v Knjigovidu ima svoj e-naslov za prejete račune, na primer cvetlicarna-potonka-k7mq@racuni.knjigovid.si. Prvi del je skrajšano ime podjetja, štirje znaki za njim pa so naključni, zato naslova ni mogoče uganiti. Kar pride na ta naslov, se pokaže v Nabiralniku tega podjetja.

Kje je naslov

1. V stranskem meniju pod Delo odprite Nabiralnik. Če vodite več podjetij, najprej izberite podjetje.
2. Na vrhu strani je »E-poštni naslov podjetja«. Kliknite nanj in naslov se kopira.

1

Pod naslovom je seznam vse pošte, ki je prispela na naslov podjetja, od najnovejše naprej. Pri vsakem sporočilu vidite pošiljatelja, zadevo, priloge in stanje.

Stanje	Kaj pomeni
V obdelavi	Pošta je prispela, Knjigovid jo pravkar preverja.
Čaka potrditev	Pošiljatelj je dovoljen, pošta čaka na vaš klik »Pošlji v pregled«.
V karanteni	Pošiljatelja Knjigovid ne pozna ali pošta ni overjena. Razlog je izpisan pri sporočilu.
Sprejeto	Priloge so šle v branje. Pri sporočilu piše, koliko dokumentov je nastalo.
Zavrženo	Sporočilo ste zavrgli.
Brez prilog	V sporočilu ni bilo datoteke, ki bi jo Knjigovid lahko prebral.

Kako pridejo računi na naslov

Naslov lahko uporabite na dva načina. Pogosto se kombinirata.

• Dobaviteljem ga sporočite. Dobavitelj, ki pošilja račune po e-pošti, jih pošilja neposredno na naslov podjetja. Dodajte ga med dovoljene pošiljatelje, da njegova pošta ne čaka v karanteni.
• Nastavite posredovanje. V svojem e-poštnem predalu (Gmail, Outlook) nastavite pravilo, ki račune samodejno posreduje na naslov podjetja. Navodila so v Nastavitvah podjetja pod »Navodila za stranko«, pri samostojnem podjetju pod »Kako pošiljati račune«.

Račun lahko na naslov pošljete tudi sami ali ga stranka posreduje ročno. Vi, drugi računovodje vašega servisa in uporabniki tega podjetja ste samodejno med dovoljenimi pošiljatelji.

Kaj se zgodi s pošto

Knjigovid pri vsakem sporočilu preveri dve stvari: ali je pošiljatelj dovoljen in ali je pošta overjena (DKIM, SPF ali ARC). Kaj se zgodi potem, je odvisno od stikala Samodejni sprejem v Pregled:

• Vklopljeno: pošta dovoljenih in overjenih pošiljateljev gre naravnost v branje. Računi se pokažejo v Pregledu brez vašega klika.
• Izklopljeno: taka pošta počaka v Nabiralniku s stanjem »Čaka potrditev«. Ko kliknete Pošlji v pregled, gredo priloge v branje.

Pri podjetjih, ki so se v Knjigovid registrirala sama, je samodejni sprejem vklopljen. Pri podjetjih računovodskega servisa je izklopljen, dokler ga računovodja ne vklopi. Ostala pošta gre v karanteno; kaj z njo, piše na strani Dovoljeni pošiljatelji in karantena.

1 2 3

Priloge

Knjigovid iz sporočila vzame PDF, fotografije računov, e-SLOG XML in ZIP. Vsaka priloga postane svoj dokument; ZIP razpakira po enakih pravilih kot pri nalaganju. Preskoči:

• logotipe, podpise in sledilne slikice v e-pošti (fotografija računa, ki jo iPhone vstavi v sporočilo, ostane dokument),
• priloge, večje od 25 MB,
• datoteke, ki jih ne zna prebrati (npr. Word),
• prilogo, ki jo je za isto podjetje že prejel.

Pri sporočilu v Nabiralniku je ob vsaki preskočeni prilogi razlog v oklepaju.

Če dobavitelj pošlje PDF in e-SLOG XML istega računa kot dve prilogi, nastaneta dva dokumenta; drugega Knjigovid označi kot dvojnik. Odvečnega zavrnite v Pregledu.

Na telefonu

Nabiralnik deluje tudi na telefonu. Naslov kopirate enako, s klikom.